کتاب : مدیریت زمان از درون به بیرون
مولف: جولی مورگنسترن
جولی مورگنسترن یک متخصص برجسته در زمینه‌ی سازماندهی و مدیریت زمان، نویسنده‌ی پرفروش و مشاور بهره‌وری کسب‌وکار است. او پنج کتاب در زمینه‌ی سازماندهی و مدیریت زمان نوشته است که به عنوان راهنماهای مرجع بی‌زمان شناخته می‌شوند. شرکت جولی مورگنسترن، به نام Julie Morgenstern Enterprises، خدمات مشاوره و مربی‌گری به افراد و شرکت‌های فورچون 500 ارائه می‌دهد. جولی مورگنسترن در نشریات معتبر مانند وال استریت ژورنال و تایم معرفی شده و در برنامه‌های تلویزیونی محبوبی مانند The Today Show و The Oprah Winfrey Show حضور داشته است. تخصص او باعث شده که USA Today به او لقب “ملکه‌ی نظم‌دهی به زندگی مردم” را بدهد و روش‌های او به طیف گسترده‌ای از مشتریان، از جمله American Express، GlaxoSmithKline و دفتر شهردار نیویورک اعمال شده اس
کتاب مدیریت زمان از درون به بیرون به دلیل رویکرد عملی‌اش در سازماندهی زمان، عمدتاً نقدهای مثبتی دریافت می‌کند. خوانندگان از تمرکز مورگنسترن بر سیستم‌های شخصی‌سازی شده بر اساس نیازها و سطح انرژی فردی قدردانی می‌کنند. بسیاری این کتاب را در اولویت‌بندی وظایف، تعیین اهداف و بهبود بهره‌وری مفید می‌دانند. برخی به ارجاعات به فناوری‌های قدیمی و برنامه‌های زمانی بیش از حد ساختار یافته انتقاد می‌کنند. به‌طور کلی، منتقدان آن را منبعی ارزشمند برای کسانی که به دنبال بهبود مهارت‌های مدیریت زمان هستند، می‌دانند و چندین نفر به اثربخشی آن در کنار سایر روش‌های بهره‌وری اشاره کرده‌اند.
- زمان یک ظرف است: آن را تجسم کنید و اندازه‌گیری کنید تا به طور مؤثر مدیریت شود
“در اصل، همان‌طور که یک کمد فضای محدودی است که باید تعداد معینی از اشیاء را در آن جای دهید، یک برنامه زمانی نیز تعداد محدودی از ساعت‌هاست که باید تعداد معینی از وظایف را در آن جای دهید.”
مدیریت زمان ملموس. تغییر درک شما از زمان از یک مفهوم ناملموس به یک منبع قابل اندازه‌گیری و محدود برای مدیریت مؤثر بسیار مهم است. با تجسم زمان به عنوان یک ظرف، می‌توانید بهتر محدودیت‌های آن را درک کنید و تصمیمات آگاهانه‌تری درباره چگونگی تخصیص آن بگیرید. این ذهنیت به شما کمک می‌کند وظایف و فعالیت‌ها را بر اساس اهمیت و فضایی که در برنامه زمانی شما اشغال می‌کنند، اولویت‌بندی کنید.
تخمین مدت زمان وظایف. یک مهارت کلیدی در مدیریت زمان به عنوان یک ظرف، تخمین دقیق مدت زمان انجام وظایف است. این شامل:
- شکستن پروژه‌های بزرگ به اجزای کوچکتر و قابل اندازه‌گیری
- در نظر گرفتن هزینه‌های زمانی پنهان مانند آماده‌سازی، پاکسازی و وقفه‌ها
- پیگیری و بررسی زمان واقعی صرف شده برای وظایف برای بهبود تخمین‌های آینده
با تسلط بر این مهارت‌ها، بهتر می‌توانید برنامه‌های واقع‌بینانه‌ای را برنامه‌ریزی کنید و از تعهد بیش از حد خودداری کنید.
- اهداف کلی خود را تعریف کنید تا تصمیمات روزانه را هدایت کنید
“نوشتن اهداف کلی شما برای تحقق آن‌ها ضروری است.”
وضوح هدف تمرکز را هدایت می‌کند. تعریف اهداف واضح و معنادار برای هر حوزه از زندگی شما چارچوبی برای تصمیم‌گیری‌های روزانه درباره چگونگی صرف زمان شما فراهم می‌کند. این اهداف به عنوان یک قطب‌نما عمل می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا در میان انتخاب‌ها و تقاضاهای متعدد روزانه خود راهنمایی شوید. با همسو کردن فعالیت‌های روزانه خود با آرزوهای بزرگ‌تر، اطمینان حاصل می‌کنید که زمان شما در آنچه واقعاً برای شما مهم است سرمایه‌گذاری می‌شود.
فرآیند تعیین هدف:
- شناسایی 5-6 دسته اصلی زندگی (مثلاً کار، خانواده، سلامت، رشد شخصی)
- نوشتن 1-2 هدف کلی برای هر دسته
- انتخاب فعالیت‌های خاصی که از هر هدف پشتیبانی می‌کنند
- به طور منظم اهداف و فعالیت‌های خود را مرور و بازبینی کنید
به یاد داشته باشید که در حالی که اهداف کلی تمایل به ثبات دارند، فعالیت‌هایی که برای دستیابی به آن‌ها انتخاب می‌کنید ممکن است با گذشت زمان تغییر کنند. انعطاف‌پذیر باشید و آماده باشید تا با تغییر شرایط، رویکرد خود را تنظیم کنید.
- نقشه زمانی ایجاد کنید تا دسته‌های زندگی را متعادل کرده و فعالیت‌ها را اولویت‌بندی کنید
“نقشه زمانی بودجه‌ای از روز، هفته یا ماه شماست که زمان شما را بین بخش‌های مختلف زندگی‌تان متعادل می‌کند.”
ابزار تعادل بصری. نقشه زمانی به شما کمک می‌کند تا زمان خود را در دسته‌های مختلف زندگی تخصیص دهید و اطمینان حاصل کنید که به همه حوزه‌های زندگی خود توجه مناسبی می‌کنید. این نمایش بصری از برنامه ایده‌آل شما به عنوان یک نقشه راه برای تصمیم‌گیری عمل می‌کند و به جلوگیری از تسلط یک حوزه بر زمان شما به هزینه دیگران کمک می‌کند.
ایجاد نقشه زمانی خود:
- با یک برنامه هفتگی خالی شروع کنید
- تعهدات ثابت را مسدود کنید (ساعات کاری، خواب و غیره)
- بلوک‌های زمانی را برای فعالیت‌هایی که از هر دسته زندگی پشتیبانی می‌کنند اختصاص دهید
- درباره زمان مورد نیاز برای هر فعالیت واقع‌بین باشید
- انعطاف‌پذیری را در نظر بگیرید و در صورت نیاز تنظیم کنید
نقشه زمانی شما باید اولویت‌ها و اهداف شما را منعکس کند، اما به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا رویدادهای غیرمنتظره یا تغییرات در زندگی شما را در بر گیرد. از آن به عنوان یک راهنما استفاده کنید نه یک ساختار سخت‌گیرانه، و آماده باشید تا برای حفظ تعادل کلی، مصالحه کنید.
- فرمول WADE را تسلط دهید: بنویسید، اضافه کنید، تصمیم بگیرید، اجرا کنید
“فرمول WADE به شما کمک می‌کند تا انبوهی از تقاضاها را مرتب و جدا کنید.”
مدیریت وظایف سیستماتیک. فرمول WADE رویکردی ساختاریافته برای مدیریت جریان مداوم وظایف و تقاضاها در زندگی شما ارائه می‌دهد. با پیروی از این فرآیند، می‌توانید به طور مؤثر اولویت‌بندی و مدیریت لیست کارهای خود را انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که بر مهم‌ترین وظایف تمرکز می‌کنید.
تجزیه فرمول WADE:
- آن را بنویسید: همه وظایف را در یک مکان قابل اعتماد ثبت کنید
- آن را اضافه کنید: تخمین بزنید که هر وظیفه چقدر زمان می‌برد
- تصمیم بگیرید چه کاری انجام دهید: چهار D را اعمال کنید (حذف، تأخیر، کاهش، واگذاری)
- برنامه خود را اجرا کنید: بر روی وظایف اولویت‌بندی شده خود اقدام کنید
اجرای این فرمول به شما کمک می‌کند تا از مدیریت زمان واکنشی به مدیریت زمان پیشگیرانه حرکت کنید و کنترل بیشتری بر برنامه خود داشته باشید و استرس ناشی از لیست‌های کارهای بیش از حد را کاهش دهید.
- با اتصال وظایف به اهداف، بر تعلل غلبه کنید
“حقیقت این است که ما هیچ کاری را که نمی‌خواهیم انجام نمی‌دهیم. گاهی اوقات در لحظه فراموش می‌کنیم که چرا می‌خواهیم کارهای خاصی را انجام دهیم، به ویژه کارهایی که واقعاً از آن‌ها لذت نمی‌بریم.”
انگیزه از طریق هدف. تعلل اغلب ناشی از عدم ارتباط بین وظایف و هدف بزرگ‌تر آن‌هاست. با آگاهانه هر وظیفه را به اهداف کلی خود متصل کنید، می‌توانید فعالیت‌های “باید انجام شود” را به پیگیری‌های “می‌خواهم انجام دهم” تبدیل کنید. این تغییر در دیدگاه می‌تواند به طور قابل توجهی انگیزه شما را افزایش دهد و تمایل به به تعویق انداختن کارها را کاهش دهد.
استراتژی‌هایی برای مقابله با تعلل:
- بر هدف نهایی تمرکز کنید نه بر وظیفه‌ای که از آن بیزارید
- وظایف بزرگ و طاقت‌فرسا را به مراحل کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید
- کارهای ناخوشایند را با فعالیت‌های لذت‌بخش ترکیب کنید
- مهلت‌های خودخواسته تعیین کنید تا فشار تولیدی ایجاد کنید
- از یک عبارت انگیزشی برای عبور از تردید استفاده کنید
به یاد داشته باشید که تعلل اغلب یک عادت است که می‌توان با تمرین و ذهنیت درست بر آن غلبه کرد. با تقویت مداوم ارتباط بین وظایف و اهداف بزرگ‌تر خود، متوجه خواهید شد که حتی چالش‌برانگیزترین فعالیت‌ها را نیز راحت‌تر انجام می‌دهید.
- یاد بگیرید نه بگویید و واگذار کنید تا از زمان خود محافظت کنید
“استرس زمانی است که دل شما می‌گوید نه و دهان شما می‌گوید بله.”
مرزها تعادل را حفظ می‌کنند. یادگیری نه گفتن به درخواست‌هایی که با اهداف شما همخوانی ندارند یا در برنامه شما جا نمی‌گیرند، برای حفظ تعادل و تمرکز بر آنچه واقعاً مهم است، حیاتی است. واگذاری نیز به همان اندازه مهم است و به شما امکان می‌دهد با واگذاری وظایف به دیگرانی که ممکن است بهتر مناسب باشند یا ظرفیت بیشتری برای انجام آن‌ها داشته باشند، زمان خود را بهینه کنید.
واگذاری مؤثر و نه گفتن:
- حق خود را برای رد درخواست‌ها درک کنید
- پاسخ‌های مودبانه و واضح برای موقعیت‌های رایج آماده کنید
- هزینه فرصت گفتن بله را در نظر بگیرید
- وظایفی را که می‌توانند توسط دیگران انجام شوند شناسایی کنید
- وظایف را با نقاط قوت و علایق افراد مطابقت دهید
- هنگام واگذاری دستورالعمل‌ها و پشتیبانی واضح ارائه دهید
با تسلط بر این مهارت‌ها، بهتر می‌توانید زمان و انرژی خود را برای فعالیت‌هایی که بیشترین اهمیت را برای شما دارند محافظت کنید، در حالی که همچنان روابط مثبت با دیگران را حفظ می‌کنید.
- وظایف را در ظرف قرار دهید تا وقفه‌ها را به حداقل برسانید و در مسیر بمانید
“ظرف‌بندی یک مهارت حیاتی است که همه بهترین مدیران زمان بر آن تسلط دارند.”
اجرای متمرکز. ظرف‌بندی شامل ایجاد مرزهایی در اطراف وظایف است تا از سرریز شدن آن‌ها به فعالیت‌های دیگر جلوگیری شود. این مهارت به شما کمک می‌کند تمرکز خود را حفظ کنید، وظایف را به طور کارآمد انجام دهید و با هدف از روز خود عبور کنید. با به حداقل رساندن وقفه‌ها و تعیین زمان‌های شروع و پایان واضح برای فعالیت‌ها، می‌توانید از زمان برنامه‌ریزی شده خود به بهترین نحو استفاده کنید.
تکنیک‌های ظرف‌بندی:
- محدودیت‌های زمانی خاصی برای وظایف تعیین کنید
- از بلوک‌بندی زمانی برای گروه‌بندی فعالیت‌های مشابه استفاده کنید
- وقفه‌های خارجی را به حداقل برسانید (مثلاً اعلان‌ها را خاموش کنید)
- حواس‌پرتی‌های داخلی را مدیریت کنید (مثلاً یک دفترچه یادداشت برای افکار پراکنده نگه دارید)
- برای حفظ تمرکز و انرژی، استراحت‌های برنامه‌ریزی شده داشته باشید
- در دسترس بودن خود را به دیگران اطلاع دهید
این تکنیک‌ها را تمرین کنید تا توانایی خود را در ماندن در مسیر و تکمیل فعالیت‌ها در زمان اختصاص داده شده بهبود بخشید، که منجر به بهره‌وری بیشتر و رضایت از مدیریت زمان شما می‌شود.
- به طور منظم تعادل را برقرار کنید تا برنامه خود را با تغییرات زندگی تطبیق دهید
“مدیریت زمان یک فرآیند ثابت نیست. این یک تعامل مداوم بین شما، اهداف شما و ریتم‌ها و تمپوهای همیشه در حال تغییر زندگی است.”
تنظیم مداوم. تعادل برقرار کردن شامل مرور و تنظیم منظم برنامه شما برای اطمینان از همسویی آن با اهداف و شرایط فعلی زندگی شماست. این فرآیند مداوم به شما کمک می‌کند تا تعادل و اثربخشی در مدیریت زمان خود را حفظ کنید، حتی زمانی که اولویت‌ها و عوامل خارجی تغییر می‌کنند.
تمرین‌های تعادل برقرار کردن:
- نظارت روزانه: برنامه‌ریز خود را صبح و عصر مرور کنید
- تنظیمات دو ماهه: نقشه زمانی خود را ارزیابی و تنظیم کنید
- تغییرات عمده زندگی: برنامه خود را در صورت نیاز بازسازی کنید
- ارزیابی فعالیت: به طور منظم بررسی کنید که آیا فعالیت‌ها همچنان از اهداف شما پشتیبانی می‌کنند
- انعطاف‌پذیری: آماده باشید تا مصالحه‌ها و تنظیمات را انجام دهید
با گنجاندن این تمرین‌های تعادل برقرار کردن در روال خود، بهتر می‌توانید با تغییرات اجتناب‌ناپذیر زندگی کنار بیایید و یک سیستم مدیریت زمان را حفظ کنید که واقعاً برای شما کار می‌کند.
پایان
